Le nuove tecnologie, lo sappiamo bene, permettono di aumentare la produttività sul posto di lavoro, sia per chi lavora dal proprio ufficio che per coloro che si trovano in smartworking. Spesso però utilizzare le nuove tecnologie non è sufficiente per riuscire nell’impresa. C’è bisogno infatti anche di pianificazione, coordinazione, corretta gestione degli imprevisti e molti altri piccoli elementi che permettono di evitare problemi e raggiungere gli obiettivi prefissati.
Consapevole di quanto possa essere complesso riuscire in questa impresa, Ascensio System ha deciso di stilare un vademecum per la produttività composto da 5 utili consigli per tutti i lavoratori di oggi. Chi è Ascensio System? Si tratta di un’azienda lettone, oggi leader nel settore IT, che ha dato vita al pacchetto completo di soluzioni ONLYOFFICE Workspace.
Vademecum per la produttività
A dispetto di ciò che si potrebbe pensare i 5 consigli ONLYOFFICE per la produttività non sono affatto complessi da seguire. Si tratta di consigli semplici, a cui spesso però non pensiamo presi come siamo dal cercare di portare avanti le diverse attività nel minor tempo possibile. Fissare questi consigli, seppur semplici, può davvero fare la differenza. Ecco allora i consigli da prendere assolutamente in considerazione:
- Programmazione attività quotidiane con una to-do-list. Stilare una lista con tutte le attività che devono essere portate a termine durante la giornata è fondamentale, da ordinare in base alle priorità. È facile così capire quali compiti sono ormai conclusi e quali invece devono ancora essere completati. È facile capire su cosa concentrarsi e cosa invece può essere lasciato ad un secondo momento perché meno importante. È, infine, semplice anche evitare il multitasking. Fare più cose contemporaneamente sul lavoro non può portare a nulla di buono.
- Gestione del tempo. Tante attività da svolgere durante il corso della giornata, ognuna con tempistiche previste e di sicuro diverse dalle altre. Che fare? Gestire il tempo in modo adeguato, creando degli slot temporali per la lista di attività. Si ha così una sorta di schema da seguire per arrivare in fondo alla giornata lavorativa al meglio.
- Creazione di obiettivi ad hoc. Programmazione e gestione adeguata del tempo hanno un senso solo se si vanno a creare degli obiettivi che sono realistici, adatti al tempo disponibile, alle proprie competenze e abilità. Solo così è possibile evitare errori, inciampi e simili altre problematiche.
- No a posticipare i compiti. Oltre al multitasking, un altro rischio in cui i lavoratori spesso incorrono è quello di posticipare alcuni compiti. No, se gli obiettivi sono realistici significa che la lista di attività può essere completata. Meglio concentrarsi e focalizzare bene la propria attenzione sui compiti previsti perché procrastinare significa perdere tempo e non riuscire ad ottenere successo.
- La gestione dei documenti non dev’essere una perdita di tempo. Infine, la gestione dei documenti. I documenti – accordi e contratti ad esempio, ma anche piani di bilancio e proposte – sono indispensabili in ogni attività lavorativa. Sono però dispersivi e spesso comportano una bella perdita di tempo. Per fortuna vengono in nostro soccorso strumenti digitali di ultima generazione, gli OFORM progettati da Ascensio System.
OFORM progettati da Ascensio System, di cosa si tratta
Nel corso degli anni Ascensio System ha dato vita ad un pacchetto completo di soluzioni per la gestione del lavoro, specie del lavoro in team, che consente di rendere ogni lavoratore produttivo, efficiente, capace di portare a termine la sua attività senza problemi. Alla suite già disponibile si aggiunge un piccolo tassello, gli OFORM. In pratica si tratta di un creatore di moduli. I moduli possono essere creati direttamente online, una funzione che è comparabile con tutte le soluzioni ONLYOFFICE. Non solo, i form possono essere condivisi in modo semplice e compilati poi sempre online. È senza dubbio il modo migliore per gestire la documentazione utile al lavoro e comunicare al meglio con colleghi, dipendenti, collaboratori.
