Tra le soluzioni pensate e sviluppate per agevolare le comunicazioni tra le aziende, i sistemi di videoconferenza sono senza dubbio tra i più efficaci. Essi, infatti, permettono a chiunque di comunicare a distanza, a prescindere dall’entità della distanza stessa. Per qualsiasi realtà aziendale ciò è un vantaggio di non poco conto, visto che i costi per le trasferte vengono sensibilmente ridotti e i lavoratori possono aumentare la produttività passando più tempo in ufficio. Ma non solo: si evitano, per esempio, i tempi di attesa dei corrieri, dei fax o dei messaggi di posta elettronica. Non è esagerato, dunque, sostenere che i sistemi di videoconferenza abbiano la capacità di avvicinare le persone.

Essi, per altro, in virtù della loro versatilità e della loro adattabilità possono essere utilizzati in una vasta varietà di contesti e applicati ai più diversi settori industriali e mercati: il contenimento dei costi operativi, d’altro canto, rappresenta una necessità per molti, così come il desiderio di rendere i processi decisionali più snelli e più veloci. L’eliminazione dei viaggi di lavoro, e dei costi che essi comportano, permette a un’azienda di avere a disposizione una quantità di capitale maggiore, che quindi può essere investito in altre attività.

I vantaggi che i sistemi di videoconferenza implicano sul piano organizzativo sono evidenti: non solo perché i processi decisionali vengono ottimizzati, visto che tutti gli interessati possono prendervi parte, ma anche perché la comunicazione più efficiente ha una conseguenza diretta sulle risorse umane, che condividono un maggior numero di informazioni e si incontrano più di frequente. Merita di essere sottolineato anche l’aumento della qualità del servizio clienti: se il personale è più facilmente reperibile, l’efficienza del customer service non può che migliorare. Infine, la riduzione delle trasferte di lavoro si traduce in qualità del lavoro: meno stress, meno energie sprecate, meno tempo speso per viaggiare in tutto il mondo.